OpenOffice/A szövegszerkesztés alapjai

Apache : OpenOffice

A szövegszerkesztés alapjai

A fejezet végére képes lesz:

a szövegszerkesztés elméletét, mértékegységeit, szóhasználatát alkalmazni,
betartani az alapvető tipográfiai szabályokat;

A fejezet elsajátításának feltétele:

információtechnológiai alapfogalmak ismerete,
az adott operációs rendszer felhasználó szintű ismerete.

A szövegszerkesztés elmélete

Ha napjainkban bárki leül egy számítógép elé, szinte biztosan előbb-utóbb valamilyen szöveget kell elkészítenie. Erre valók az úgynevezett szövegszerkesztő programok, melyek megkönnyítik a munkánkat, hatékonyabbá teszik azt. Igazán hatékony munkát akkor lehet végezni, ha valaki ismeri, tudja és meri is használni az adott programot. A szövegszerkesztők az egyik legkönnyebben használható programok, bár vannak olyan részeik, melyek széleskörű, komplex feladatok elvégzésére is alkalmassá teszik őket. Ezen tananyag célja, hogy a hogyanra adjon választ, valamint a megértést segítse.

Mielőtt elkezdenénk a gyakorlati munkát, célszerű megismerni a szövegszerkesztőkkel kapcsolatos általános tudnivalókat, amiket más programok tanulásánál is felhasználhatnak. Nagyon fontos tudni, hogy a számítástechnika az egyik legdinamikusabban fejlődő ágazat, a mai tudás két-három év múlva már nem lesz korszerű és naprakész.

A szövegszerkesztő programok előnyei

Az írógépen, ha leütünk egy billentyűt, akkor az azonnal megjelenik a papíron és nem módosítható. Nagyon korlátozottak a formázási lehetőségek (általában csak egy betűtípust használhatunk), ha valamit módosítani kell, azt gyakorlatilag újra le kell gépelni.

Ezzel szemben a szövegszerkesztőben az elkészült dokumentum javítható (akár azonnal, akár később), széleskörűek a formázási lehetőségek, helyesírás-ellenőrzést alkalmazhatunk, képeket, hangokat rendelhetünk a dokumentumhoz stb. A formázási lehetőségek igen széles tárháza áll a rendelkezésünkre, hogy esztétikussá tegyük dokumentumunkat.

A szövegszerkesztő programokat alapvetően két fő csoportra bonthatjuk:

karakteres felületűek,
grafikus felületűek.

A karakteres szövegszerkesztők legnagyobb hátránya, hogy a szöveg szerkesztése közben nem azt a formát látjuk, ami a nyomtatón lesz. Korlátozott a használható betűtípusok száma, korlátozottak a grafikus képességeik.

A legismertebb karakteres szövegszerkesztők:

Wordperfect, 5.1,
Word 5.0, 5.5,
Context,
Chiwriter
Ékszer,
PE2 (Personal Editor 2),
NE (Norton Editor).

A grafikus felületű szövegszerkesztők körében – nagyrészt az operációs rendszerek grafikus felületének használata miatt – a programok kezelése nagyon hasonló egymáshoz. Általában azokat a betűket képesek használni, mint az operációs rendszer, WYSIWIG (What You See Is What You Get – Amit látsz, azt kapod) rendszerűek, ami annyit jelent, hogy amit a képernyőn (monitoron) látunk, a nyomtatón is azt kapjuk eredményül. Ezek a programok a legkülönfélébb szövegszerkesztési igényeket ki tudják elégíteni, az egyszerűbbtől a bonyolultig.

A legismertebb grafikus felületű szövegszerkesztők Windows operációs rendszer alatt:

Word 6.0, 95, 97, 2000, XP (2002), 2003, 2007
Wordperfect 8, 2000, 2002, X3
Writer (OpenOffice.org) 1, 2, 3
Starwriter (Staroffice) 5.2, 6,
Ami Pro, Word Pro.

Unix (Linux) alatt:

Starwriter (Staroffice) 5.2, 6,
Writer (OpenOffice.org) 1, 2,
Abiword,
Kword.

A grafikus szövegszerkesztők főbb szolgáltatásai

Itt azon lehetőségeket soroljuk fel, melyeket az általunk is tárgyalt szövegszerkesztő is tud, használatukat részletesen bemutatjuk. A következő lista csak ízelítő:

Szövegszerkesztési alapok:
- új dokumentum létrehozása,
- szöveg bevitele, javítása, cseréje,
- nézetek használata,
- dokumentum mentése (tárolása),
- nyomtatás,
- helyesírás-ellenőrzés, javítás.
Egyszerűbb formázási lehetőségek:
- betűformátumok megváltoztatása,
- bekezdéstulajdonságok megváltoztatása,
- szegélyek, árnyékolások, hátterek,
- tabulátorok,
- felsorolások, számozások.

Mint a felsorolásból kitűnik, a szövegszerkesztés alapvetően két részre tagolódik:

1) a tartalom létrehozása,

2) a formátum beállítása.

A szövegszerkesztők abból a szempontból, hogy melyik rész elvégzéséhez van több, fejlettebb szolgáltatásuk, az alábbi kategóriákba sorolhatjuk:

Szerkesztőprogramok (editor),: elsősorban a tartalom kialakítása a fő feladatuk, ilyenek voltak általában a karakteres felületű, egyszerűbb programok.
Szövegszerkesztők (word processor),: nemcsak a tartalom, hanem a forma kialakítása is a feladatuk, a jelen modulban ezekkel foglalkozunk.
Kiadványszerkesztők (desktop publishing, DTP).: elsősorban igényes, nyomdai minőségű nyomatok előállítása, színes munkák előkészítése. Ilyen programok például a QuarkXpress, Pagemaker, Indesign valamint Linux alatt a Scribus.

A szövegszerkesztés általános lépései

Ha a szövegszerkesztés folyamatát a dokumentumok elkészítésének egymásra épülő lépéseinek sorozataként vizsgáljuk, akkor a főbb lépések a következők:

a program indítása
a tartalom létrehozása (begépelés),
mentés (a szöveg rögzítése),
ellenőrzés (helyesírás),
formázás,
nyomtatás vagy elektronikus postázás,
a dokumentum bezárása.

Akármilyen kis dokumentumot is készítünk, ezeket a lépéseket valamilyen formában mind végrehajtjuk.

A szöveg begépelése

Ha még soha nem dolgozott szövegszerkesztővel, látszatra a szöveg beírása nem különbözik a hagyományos írógéppel végzett munkától. Ez azonban csak részben igaz. Nézzük meg, melyek a legfontosabb különbségek:

A hagyományos írógép esetében, a szövegszerkesztőtől eltérően a leütött billentyű jele azonnal és változtathatatlanul megjelenik a papíron. Utólag formázni nem lehet, a szövegen utólagos változtatáshoz pedig külön hibajavító eszközök szükségesek, a javítás ténye azonban általában jól felismerhető.
A bekezdés megjelenési formája, az az egységes szövegrész, melyet két ENTER billentyű leütése határol.
A sor végén a szövegszerkesztő automatikusan sort vált. Nem szükséges, sőt kifejezetten káros a sor végén az ENTER billentyű lenyomása. Azért káros, mert az ENTER itt bekezdésvéget jelöl ki, és értelmetlenül összevissza megtöri a szöveget, akár mondat közben is. Ha a munka során szöveget szúrunk be, esetleg törlünk a sorból, vagy egyszerűen csak megváltoztatjuk a margó méretét, a leütött ENTER billentyű nem engedi, hogy a rendszer a sor végét a margóknak megfelelően automatikusan állítsa be.
Természetesen az ENTER billentyűnek is megvan a maga feladata. Akkor használjuk, ha új gondolatot nyitunk, s azt akarjuk, hogy ez már új bekezdésbe kerüljön. Előfordul, hogy bekezdésen belül a szöveget új sorban akarjuk folytatni, jóllehet a sor még nem fejeződött be (például ha rövid felsorolást vagy verssorokat írunk egymás alá). Ekkor a SHIFT és az ENTER billentyű egyidejű lenyomásával úgy tudunk sort váltani, hogy ezalatt bekezdést nem váltunk. A SHIFT+ENTER sorvégekkel lezárt szövegrésznél ne alkalmazzunk teljes sorkiegyenlítést, mert ez a szöveg csúnya lesz.
Ha a beviteli pont helyét akarjuk megváltoztatni, vagy a bekezdést beljebb vagy kijjebb akarjuk kezdeni, a beállításhoz SOHA NE HASZNÁLJUNK TÖBB SZÓKÖZT, hanem tabulátort vagy a bekezdés formázási parancsokat. A számítógép számára a szóköz ugyanis nem üres hely, hanem egy karakter, ugyanúgy, mint a betű vagy a szám.
Nem mindegy az sem, hogy a 0 (nullát) vagy az o (ó-betűt) ütünk le, és az 1 (egyes) helyett se használjunk az l (el-betűt), mert a két betű megjelenési képe nem azonos, és ha mi nem is látjuk a különbséget, a program azonnal észleli, és nagyobb méreteknél már szembetűnő a különbség.
Amint a bevitt szöveg eléri az egy oldalnyi terjedelmet, a program automatikusan oldalt vált. Ha az oldalváltás helyét a tartalomhoz igazodva mi akarjuk meghatározni, használjuk a kényszerített lapdobás lehetőségét, más néven oldaltörést (ehhez nyomjuk le a CTRL+ENTER billentyűkombinációt).

A szövegszerkesztésben használt mértékegységek, jelölések

Bármilyen dokumentum létrehozása során találkozni fogunk azzal, hogy be kell állítanunk, hogy a betű mekkora legyen. A betűméret jelölésére az OpenOffice.org is a pontot használja. Egy pont egészen pontosan 0.352777 mm. Tizenkét pont körülbelül 4,2 mm, a nyomdászatban ezt nevezik cicerónak. Ez az a nagyság, amit általában egy levélben használunk. Az OpenOffice.org-ban tetszőleges nagyság állítható be 1 és 1638 pont között, 0,5-ös lépésekben.

Egyéb alapfogalmak

Bekezdés: a dokumentumokat bekezdések segítségével tagoljuk. A bekezdés általában egy gondolati egység, de használhatunk azért is külön bekezdést, hogy a környezetétől eltérő módon formázzuk azt. Például egy-egy címsort külön bekezdésbe írunk. Egy bekezdés végét az ENTER billentyű segítségével jelezzük. Alapesetben a program ilyenkor egy új sorba ugrik. Tehát egy bekezdés két ENTER közötti szövegrész.

Sortörés: ha egy bekezdésen belül mi akarjuk meghatározni azt, hogy hol kezdjünk új sort, ezt a SHIFT+ENTER kombinációval érhetjük el. Figyelem! A szöveg egy bekezdés marad!

Oldaltörés: amikor a lap aljára érünk az írással, az OpenOffice.org automatikusan beszúr egy új oldalt és annak a tetején folytatja a szöveget, de lehetőséget biztosít számunkra, hogy mi határozzuk meg a lapváltás helyét. Ahol abba szeretnénk hagyni az oldalt, ott üssünk le a CTRL+ENTER billentyűkombinációt. Ez az oldaltörés.

A beírás szabályai

Most pedig néhány hasznos és nélkülözhetetlen jó tanács a beíráshoz:

Soha ne írjunk semmilyen karaktert a bekezdés első betűje elé (Például: szóköz vagy tabulátor, hogy beljebb kezdődjön, vagy felsorolásjel stb., mert erre vannak automatizmusok),
követni kell a magyar helyesírás szabályait (jelenleg a 11. kiadástól mérvadó),
gépelés közben ügyelni kell arra, hogy ha írásjel van a szövegben, akkor előtte nincs szóköz, utána viszont van, ez alól csak a gondolatjel és a zárójel kivétel,
a gondolatjel elé és mögé is kell egy szóköz,
a gondolatjel (–) és a kötőjel (-) nem egyforma hosszú (a magyarban már nem használjuk az eredeti nagy gondolatjelet {—}),
a nyitó zárójel elé igen, utána viszont nem kell szóköz, a záró zárójelnél elé nem kell, utána viszont igen, kivéve, ha írásjel követi (Például: ez a szöveg, a vessző ragad a végén),
ENTER billentyűt csak akkor üssünk, ha új bekezdést akarunk, a sor végén nem kell, mert az OpenOffice.org a szöveget automatikusan átviszi a következő sorba, ha nem fér ki. Ha mégis új sort szeretnénk kezdeni, de nem akarunk új bekezdést, akkor használjuk a sortörést (SHIFT+ENTER).

Mozgás a szövegben

Ahhoz, hogy egy szöveget ki tudjunk javítani, módosítani, kiegészíteni, törölni, először a kurzort kell a javítandó részhez vinnünk, illetve kijelölni azt, amit módosítani akarunk. Hosszú dokumentumnál ez nem is olyan egyszerű.

Ezért a dokumentumkészítés alapja a szöveg begépelése mellett a mozgás (azaz a kurzor pozicionálása a dokumentum adott helyére) és a szöveg kijelölése, azaz megjelölése egy bizonyos művelethez. Számtalan módon mozoghatunk a dokumentumban, illetve jelölhetünk ki részeket. Érdemes megtanulni ezeket, jelentősen megkönnyítik munkánkat, sok időt és fáradságot takaríthatunk meg. Nézzük végig a lehetőségeket, a módszereket!

A kurzor helye (villogó függőleges vonal) határozza meg, hogy hova tudunk beírni új karaktereket, hol tudunk javítani. Beírás során a kurzor mindig tovább ugrik egy karakterrel, jelezve a következő helyét.

A kurzort mozgathatjuk az egérkurzor segítségével – a szöveg egy adott helyére, az egér bal gombjával kattintva, a nyíl és egyéb kurzormozgató-billentyűkkel, vezérelhetjük párbeszédpanelről és billentyű-kombinációkkal.

Hogyan jelöljünk ki szövegrészleteket

Az utólag formázni kívánt karakterek, szövegrészletek a formázás idejéig minden esetben legyenek kijelölve. A alapvető kijelölés működése megegyezik a különböző programokban, ám érdemes megvizsgálni milyen egyéb lehetőségekkel is bír az adott szövegszerkesztő. A kijelöléseket a következő módokon végezhetjük:

Az egérkurzort a kijelölésre szánt kívánt szövegrész elé visszük, majd a bal gombot lenyomva végighúzzuk a kijelölni kívánt részen. Az egér bal gombját felengedve a kívánt szövegrész ki lesz jelölve. Ez meglehetősen gyors de pontatlan is lehet.
Egy kattintással az egérkurzor alá kerül az aktuális beillesztési pont,
kettő kattintással az egérkurzor alatti szó kerül kijelölésre,
három kattintással az egérkurzor alatti szó egész sora kerül kijelölésre.
Sok esetben kedvezőbb, biztonságosabb az a megoldás, amikor nyomva tartjuk a SHIFT gombot, és a kurzorvezérlő (nyilakkal) billentyűkkel jelölünk. Ha nyomva tartjuk a CTRL billentyűt is akkor a nyilakkal szavanként jelölünk.

Betűtípusok

Alapvetően a tipográfiában a betűtípusokat három csoportba oszthatjuk küllemük alapján:

Talpas (antikva): Jellemzője hogy a betűvégeknél úgynevezett talpak találhatóak. Általánosan ezeket a betűtípusokat használják könyvek és újságok szerkesztésénél, illetve a hivatalos levelezésben. Könnyen olvashatóak. Tipikus képviselői a Times, Garamond, Primus, Aldine, Bodoni stb.

Talpatlan (groteszk): Közös jellemzőjük, hogy a betűvégek egyenesen végződnek, „nincs rajtuk talp”. Tipikus képviselői a Helvetica, (Arial, Switzerland), Avangarde, Bauhaus stb.

Egyéb (reklámbetűk): Ide sorolhatóak a különféle kézírást utánzó betűk, iniciálék stb. Gyakorlatilag, ami nem fér bele az első két csoportba, az ide kerül.

Például: Script, Monotype Corsiva, French Script.

Természetesen a tipográfia tovább osztályozza ezeket a családokat különféle alosztályokba (Például: klasszicista antikva, barokk antikva stb.).

A betűstílusok közül a hétköznapi használatban négyfélét alkalmazunk általában. Ezek a következők:

NORMÁL (esetleg Regular, angolul normal, a nyomdászatban normál)

DŐLT (angolul italic, a nyomdászatban kurzív)

FÉLKÖVÉR (angolul bold, a nyomdászatban fett)

FÉLKÖVÉR DŐLT (angolul bold italic, a nyomdászatban fett kurzív)

A számítástechnikában használt betűtípusok mind-mind egy-egy fájl formájában léteznek. Ezek Windows rendszer esetében a \windows\fonts mappában találhatóak (alapértelmezésben a mappa rejtett attribútumú). A betűtípusokat a „Vezérlőpult” ► „Betűtípusok” („Control Panel” ► „Fonts”) pontjában lehet a rendszerbe felinstallálni, illetve eltávolítani.

A Windowsos rendszerekkel terjedt el a Truetype betűtípusok használata, ezeket használja alapértelmezésben a Windows is. Ezeknek a kiterjesztése TTF, és tartozik hozzájuk egy képernyőfont is, ami az installáláskor (telepítéskor) jön létre és FOT a kiterjesztése. A Truetype betűtípus vektoros formátumú, ami azt jelenti, hogy abban az egy fájlban matematikai formulák formájában van leírva a betűk képe. Ebből következik, hogy minőségromlás nélkül lehet nagyítani, kicsinyíteni őket. Ilyen betűtípus még az Adobe cég által kifejlesztett Type 1-es betűk. Ezek csak egy segédprogram (pl. Adobe Type Manager) segítségével használhatóak a Windowsban.

Régebben (Windows 3.0) még használtak bittérképes betűket is. Ezeknek az a nagy hátránya, hogy minden egyes nagysághoz tartozott egy fájl, ami a betű adott nagyságú képét tartalmazta. Könnyen belátható, hogy sok és sokfajta betűkészlet használata irdatlan mennyiségű merevlemez helyet igényelt. Ma már csak mutatóban lehet ilyen betűtípusokat találni.

FONTOS: A vektoros betűkhöz is tartozik mindig képernyőfont is, mert a monitoron vektoros betűket megjeleníteni nem igazán képes egyetlen processzor sem, a hatalmas számításigény miatt. Ezért előállítanak telepítéskor egy képernyőfontot (vagy kapunk hozzájuk, mint a Type 1-es betűtípusoknál) és a képernyőn való megjelenítéshez ezeket használja a rendszer. Nyomtatáskor viszont a vektoros font kerül leküldésre a nyomtatónak.

A dokumentum formázása

Többféle szöveges oldalelemet különböztethetünk meg bármely dokumentumban:

kenyérszöveg': a dokumentum nagyobb tömegű, huzamosabb olvasásra szánt, a tartalmat hordozó része;
címek, címsorok: a dokumentum kenyérszövege számára nagyobb, kisebb tartalmi egységét jelöl meg. Az adott egység mindig a címmel, címsorral kezdődik, s kenyérszöveggel folytatódik;
élőfej: az oldal felső éléhez közeli, minden oldalon közel azonosan megjelenő objektum, gyakran különbözik a bal és a jobb oldalon (váltakozó élőfej, nevezik fejlécnek is);
élőláb: az oldal alsó éléhez közeli, minden oldalon közel azonosan megjelenő objektum, gyakran különbözik a bal és a jobb oldalon (váltakozó élőláb);
lábjegyzet: az oldalban valamilyen módon megjelölt helyekhez hozzárendelt megjegyzések, amelyeket azonos oldalon, a kenyérszöveg alatt helyeznek el;
oldalszámozás: lehet az élőfej vagy élőláb része, de gyakran attól különáll. Szakkifejezéssel paginának is nevezik;
szöveges keretek: a kenyérszövegbe ágyazott, attól valamilyen formai megoldással (kerettel, háttérszínnel és eltérő betűvel) megkülönböztetett, saját címmel és szöveggel rendelkező objektum;
ábra- vagy képaláírások: az illusztrációkhoz tartozó magyarázó szövegek, nem feltétlenül az illusztráció alatt, lehetnek mellettük vagy fölöttük is;
jegyzékek: A dokumentum azonos típusú oldalelemeinek általában rendezett listája. A listában általában helyet kap az oldalelem száma, neve vagy magyarázó szövege, s hogy mely oldalon található meg. A jegyzékeket általában a dokumentum végére szoktak illeszteni. Ettől eltérni csak a tartalomjegyzék – amely a címek és címsorok listája – esetén szokás, mert az kerülhet a dokumentum elejére is;
oldalak: A dokumentum oldalakból áll, az oldalak jellemzően teljes bekezdésekből épülnek fel, a bekezdéseket (formázási szempontból) betűk alkotják. A dokumentumszerkesztő programokban külön szabályozhatjuk az oldal-, a bekezdés- és a betűtulajdonságokat.

Két alapvető fontosságú dolgot nyomatékosan ki kell jelentenünk:

a dokumentum formázásának az az alapvető célja, hogy a tartalom eljuttatását, befogadását szolgálja. Tehát nem azért kell a szöveget formázni, mert lehet, vagy mert elvárják, hanem azért, hogy könnyebben, gyorsabban, hatékonyabban el lehessen olvasni;
szép, professzionális kinézetű dokumentum kialakítása művészet, de legalábbis jól meghatározott mesterség. Tehetség, de legalábbis tanulás és meglehetősen sok gyakorlat szükséges hozzá. Ami ebből a könyvből elsajátítható, csak arra elég, hogy irodai dokumentumaink - levelek, szerződések, feljegyzések, számlák, faxok, információs anyagok stb. - ne nézzenek már úgy ki, mintha összecsaptuk volna azokat. Igényesebb dokumentum készítésekor igenis forduljunk szakemberhez. Többe fog kerülni, de a befektetés a dokumentum céljának elérésében fog megtérülni.

Tagolás – az üres hely jelentősége

A távolságok viszonyának jelentése van. Az egymáshoz közel elhelyezkedő dolgokat összetartozónak gondoljuk, és fordítva is igaz: ha két dolog egymástól távol van, különálló, független objektumokként értékeljük azokat. Emiatt elsőrendű fontosságú az oldalelemek elhelyezkedése, a közelség és messzeség kialakításának lehetősége: ehhez pedig megfelelő mennyiségű üres helynek kell maradnia a papíron (vagy a képernyőn).

Csak egyszer próbálkozzanak meg azzal, hogy nem a szöveget próbálják elrendezni az oldalon, hanem az üres helyet. Meg fognak lepődni! Az üres hely rendezésével éppúgy meg lehet szervezni az oldal kinézetét, mint a szövegelemek helyezgetésével.

Az összetartozó objektumok legyenek határozottan közelebb egymáshoz, mint a többi objektumhoz. Például egy névjegyen a név és a beosztás szorosabban összetartozik, mint a név és a telefonszám. Ezzel szemben a telefonszám és az e-mail cím logikailag összetartoznak (kommunikációs elérhetőség), csakúgy mint a cím elemei (fizikai elérhetőség). Az alapszabályok és a tagolás miatt nem lehet akármennyi karaktert zsúfolni egy oldalra. Tetszik vagy nem, a szokásos A4-es lapra 5000 - 5500 karakternél több nem fér - csak ha nem törődünk az olvashatósággal.

Hasonlóság, különbözőség

Nyilvánvaló, hogy az elemeket nem lehet összevissza felszórni a rendelkezésre álló területre. Valamilyen rendező elvnek érvényesülnie kell. Bármilyen tulajdonság azonossága vagy nem túl nagy eltérése összetartozást, egyöntetűséget sugall. Például már két oldalelemnek az oldal szélétől való azonos távolsága automatikusan kirajzol egy vonalat, amihez a többi elemet igazíthatjuk - ez a margó... Egy oldalon belül többféle ilyen igazodási vonal kialakulhat. Például a fenti névjegyen nyilvánvaló, hogy a beosztásnak pontosan a név alatt a helye, és ha több sornyi adat kerülne erre helyre, akkor azok is a név alatt kezdődnének

Összetettebb dokumentumok (jelentések, hírlevelek, általános ajánlati anyagok, prospektusok stb.) készítésekor különös gonddal kell eljárni az oldalak szerkezetének meghatározásakor. Figyelembe lehet venni, hogy az (európai) ember először a bal felső, majd a jobb alsó sarokra pillant ösztönösen - hacsak valamely effektus máshogyan nem tereli a figyelmét. Tartózkodni kell a túl sok hatás alkalmazásától is. A korszerű dokumentumszerkesztők olyan sok lehetőséget nyújtanak, hogy meglehetős önmegtartóztatást jelent nem élni minél többel. De egy dokumentum nem attól válik hatékonnyá, kelt kedvező benyomást, hogy az adott szoftvert a lehetőségek végső határáig kihasználtuk. Biztos, hogy az eddigi elvek sok Olvasó számára túl elvontnak tűnnek ahhoz képest, hogy milyen egyszerű beavatkozásokat jelentenek. Akiket jobban érdekel a kiadványtervezés, azoknak javasoljuk, hogy fogalmazzák meg, egy-egy dokumentum miért tetszik, vagy nem tetszik. Tegyék tudatossá a saját számukra, hogy milyen formázási megoldások azok, amelyek őrájuk pozitív vagy negatív hatást tettek. Ehhez természetesen alaposan meg kell figyelniük sok dokumentum formázását - ami azért is hasznos, mert ami tetszik, azt nyugodtan alkalmazzák csak a saját gyakorlatukban! A hivatásosok is így tesznek. Mindenesetre a továbbiakban néhány egyszerű javaslatot teszünk, amelyektől el lehet ugyan térni, de csak kellő gyakorlat birtokában

Egy oldalon ne látsszon több mint háromféle betűtípus, beleértve az élőfejet, -lábat és az oldalszámozást is. A fokozatok és a változatok, a sűrítés és ritkítás, az elrendezés éppen elég változatosságot biztosít.

Egy oldalon ne használjunk többféle dőlt betűtípust. Soha ne írjunk semmit csupa nagybetűvel. Unalmassá, téglalap alakúvá teszi a szövegfoltot, és még a kiemelési hatást sem éri el. Helyette alkalmazzunk inkább valamilyen vastag vonalú betűtípust - vagy éppen vékonyat, ha a többi szövegelem vastag vonalú.

Nevezéstan

Gyakorlatilag akár a dokumentumoknak, akár a mappáknak tetszőleges neveket adhatunk, és a valóságban gyakran pontosan ez is történik. Aminek az az eredménye, hogy sokszor fogalmunk sincs, hogy egy adott iratot (dokumentumot, állományt) hol is keressünk. Amikorra ez bekövetkezik, azaz sokszor és hosszan kell keresgélnünk a mappákban, addigra sok mappa és dokumentum keletkezett. Emiatt a logikus és rendszeres nevekre való áttérés (átnevezés) esetleg több ezer objektumot érinthet, vagyis reménytelenül nehéz feladat. Annál is inkább, mert munkatársaink szintén hozzászoktak a "Józsi", "Levelek", "Tegnap" és hasonló mappanevekhez, és az átállás akár meg is béníthatja a munkát. Amit az állandó keresgélés már eléggé nehézzé tett így is.

Azaz a szervezet szerkezetéhez és tevékenységéhez illeszkedő, és logikus névrendszer kialakítása a munkahelyszervezés fontos része, és még a számítógépesítés elején célszerű elvégezni. Ekkor sem lesz könnyű, mert sajnos nincs minden körülmények között célszerű nevezésrendszer. Gondoljunk arra a dilemmára, hogy otthon a könyveket szerzők, témakör, vagy nagyság szerint helyezzük-e el a polcon? (A dokumentumokat típus, keletkezési hely, projekt vagy verzió szerint nevezzük-e el?)

Így hát nem adhatunk általánosan érvényes irányelveket, csak néhány egyszerű szabályra hívnánk föl a figyelmet.

Se mappa, se dokumentum nevében soha ne használjunk ékezetes betűket!

Bár az operációs rendszerek és irodai alkalmazáscsomagok nem korlátozzák a nemzeti karakterek használatát, bizonyos, itt nem részletezhető körülmények miatt kerüljük az összes lehetséges ékezetes karaktert a dokumentumok és a mappák neveiben. Ha a termékprospektusok külön hangsúlyozzák is a szabad névadás lehetőségét, ne éljünk vele. (A körülmények nem titkosak, csak ismertetésük messze meghaladja lehetőségeinket.)

Hasonlóképpen: bár gyakorlatilag lehetnének a nevekben szóközök és írásjelek, lehetőleg kerüljük a "*", "?", "!", "/", "\" "#" "$", "." jelek és a szóköz használatát. Szóköz helyett alkalmazzuk az "_" (aláhúzás) karaktert vagy a kötőjelet a nevekben.

Nincs komoly korlát a nevek hosszára sem (128 vagy 256 karakter hosszúak lehetnének), de célszerűségi okokból, valamint az emberi memória működésmódja miatt nem célszerű 32 karakternél hosszabb neveket adni. A személyi számítógépes korszak kezdetén kötelező volt a 8 karakter + 3 betűs kiterjesztés (filename.ext) használata, ahol a pont (".") utáni kiterjesztés az állomány típusára utalt. Ebből a hagyományból mára annyi maradt, hogy számos program a névben foglalt utolsó pont utáni karakterekből próbálja meghatározni az állomány fajtáját (szöveg, kép, program, parancssorozat, adatállomány, táblázat stb..). Ebből annyit tiszteletben tarthatunk, hogy saját, irodai céljainkra nem használjuk az EXE, BIN, BAT, DAT, SYS, TXT, OBJ, DLL, C, CPP, H, INC, INI, BMP, JPG, TIF, PNG, HTM, SCR, WAV, AVI, FLI, MP3 kiterjesztéseket.